Quy trình tiếp đón và check in cho khách

Quảng cáo Google

Bài viết mới:

Quy trình tiếp đón và check in cho khách

Một nhiệm vụ hết sức quan trọng của nhân viên lễ tân là tiếp đón (welcome) và làm thủ cho khách nhận phòng nghỉ (check in) cho khách. Sự thân thiện, thái độ làm việc chuyên nghiệp nhanh chóng là yếu tố bắt buộc với nhân viên lễ tân.

Các bạn hãy xem qua Sơ đồ quy trình tiếp đón và làm thủ tục check in cho khách.





1. Những hoạt động chuẩn bị đón khách

* Chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách sạn

a) Tầm quan trọng của việc chuẩn bị:

- Rút ngắn thời gian chờ đợi của khách tại quầy Lễ tân

- Tạo ấn tượng tốt ban đầu về chất lượng phục vụ của khách sạn.

- Tạo cho nhân viên chủ động, tự tin khi khách tới.

b) Nôị dung của một hồ sơ đăng ký khách

- Phiếu khẳng định đặt phòng

- Phiếu đăng ký khách sạn.

- Phiếu khai báo tạm trú.

- Thư chào đón khách của khách sạn.

- Phong bì đựng phiếu ăn sáng, phiếu đồ uống, vé massage (nếu có)

- Thẻ đựng chìa khoá từ (nếu có)

* Chuẩn bị điều kiện đón tiếp khách

Căn cứ vào danh sách khách dự định đến trong ngày, bộ phận Lễ tân sắp xếp, bố trí nhân lực và các điều kiện khác (bảng chào mừng khách, hoa, nghi lễ…). để sãn sàng đón khách.

2. Quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhập khách sạn (check in)

B1: Chào đón khách

Để khách có ấn tượng ban đầu tốt về khách sạn thì các nhân viên phải chủ động tươi cười chào đón khách. Thái độ thân thiện, niềm nở, luôn sẵn sàng giúp đỡ khách là yếu tố quan trọng gây cảm tình cho khách.

* Một số kỹ năng giao tiếp khi chào và đón tiếp khách tới khách sạn:

- Nhìn khách với ánh mắt thân thiện. Điều này rất quan trọng vì nó thể hiện được sự quan tâm và tôn trọng của nhân viên Lễ tân đối với khách hàng.

- Nhìn vào mắt khách khi giao tiếp nhưng tránh không được nhìn chằm chằm (tuy nhiên đối với khách Nhật thì nhìn vào mắt khách khi giao tiếp lại không coi là lịch sự)

- Mỉm cười khi nói chuyện với khách để tạo bầu không khí thân thiện.

B2: Xác định việc đặt phòng trước của khách

Sau khi chào đón khách, nhân viên Lễ tân phải xác định xem khách có đặt phòng trước hay không?

Khách có đặt phòng trước:

- Hỏi tên khách và tìm hồ sơ đăng ký khách đã chuẩn bị trước.

- Xác định lại các thông tin và loại phòng của khách.

- Hỏi xem khách có muốn thay đổi gì không (gợi ý để bán phòng có mức giá cao hơn)

- Tiến hành làm thủ tục đăng ký khách.

- Khách không đặt phòng trước (khách vãng lai)

- Nhận yêu cầu của khách

- Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn

- Thoả thuận và thuyết phục khách

B3: Làm thủ tục đăng ký khách:

- Mượn giấy tờ tuỳ thân của khách

- Điền vào các loại phiếu trong hồ sơ đăng ký của khách

- Lấy chữ ký của khách vào phiếu đăng ký

B4: Xác định phương thức thanh toán của khách

- Xác định giá phòng với khách

- Xác định đối tượng thanh toán và phương thức thanh toán:

* Khách tự thanh toán:

Tiền mặt (kể cả séc du lịch): Nếu khách thanh toán bằng tiền mặt, khách sạn thường yêu cầu khách thanh toán trước tiền phòng ngay khi đăng ký.

Thẻ tín dụng: Nhân viên Lễ tân phải xác định một số thông tin sau:

- Xem loại thẻ đó khách sạn có chấp nhận được không?

- Xem thẻ còn có hiệu lực không?

- Xác định xem thẻ còn có giá trị sử dụng không?

- Kiểm tra tên khách có giống với tên trên thẻ không?

- Xác định giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng đó.

Sau khi xác định đúng các thông tin trên, nhân viên Lễ tân có thể cà thẻ để in ra các liên.

* Khách được các Công ty thanh toán:

Nhân viên Lễ tân phải biết Công ty nào được phép thanh toán sau với khách sạn và phải làm thủ tục cần thiết khác (thư khẳng định, tiền tạm ứng…)

Nhân viên Lễ tân phải thông báo rõ cho khách biết các dịch vụ nào Công ty sẽ thanh toán, và những dịch vụ khách tự trả.

* Thanh toán bằng Voucher:

Khách hàng có thể mua tour trọn gói hoặc trả tiền trước cho dịch vụ khách sạn thông qua các Công ty du lịch, các đại lý lữ hành.

Các Công ty sẽ phát hành các Voucher ghi rõ các dịch vụ khách sạn cần cung cấp cho khách hàng.

Khách sạn thu các Voucher của khách khi họ đến nhận phòng và sau đó gửi cho các Công ty phát hành để thanh toán.

Nhân viên Lễ tân phải biết khách sạn chấp nhận thanh toán Voucher của các Công ty du lịch, đại lý lữ hành nào. Khi nhận voucher của khách, nhân viên cần xem tên khách hàng, giá phòng và các dịch vụ ghi trên voucher để cung cấp đúng các dịch vụ.

B5: Bố trí phòng và giao chìa khoá cho khách

B6: Giới thiệu thông tin về các dịch vụ trong khách sạn

Trước khi khách lên phòng, nhân viên Lễ tân nên thông tin cho khách về những chính sách ưu đãi của khách sạn dành cho khách, giới thiệu về 1 số quy định, dịch vụ và sản phẩm của khách sạn, về giờ phục vụ ăn sáng, giờ trả phòng và các dịch vụ có trong khách sạn.

Sau cùng, nhân viên Lễ tân chúc khách có thời gian nghỉ thoải mái tại khách sạn.

B7: Đưa khách lên phòng

B8: Hoàn tất hồ sơ và cập nhật thông tin

Sau khi khách đã lên phòng, nhân viên Lễ tân cần hoàn tất những công việc sau:

- Hoàn tất hồ sơ khách chuyển cho thu ngân

- Hoàn tất các thủ tục đăng ký tạm trú cho khách

- Nhập các dữ liệu về khách để lưu giữ và theo dõi tình trạng phòng

- Thông tin về khách mới đến cho các bộ phận có liên quan để phối hợp phục vụ khách.

Một số lưu ý trong quy trình đón tiếp và làm thủ tục nhập khách sạn cho đoàn:

- Chào đón khách: Tuỳ theo mức độ quan trọng của đoàn khách mà GĐ khách sạn hay trưởng Lễ tân phải chào đón khách tại cửa ra vào của khách sạn.

- Mời khách vào sảnh nghỉ

- Làm thủ tục đăng ký khách với trưởng đoàn

- Nhờ trưởng đoàn mượn giấy tờ tuỳ thân của các thành viên trong đoàn hoặc danh sách đoàn để điền vào giấy đăng ký.

- Thông tin cho trưởng đoàn và đề nghị thông báo cho đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định, các dịch vụ có trong khách sạn.

- Giao chìa khoá cho trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên và yêu cầu cung cấp danh sách khách trong đoàn kèm theo số phòng để tiện giao dịch như: chuyển điện thoại, tin nhắn, và thanh toán phụ trội cho từng cá nhân.

* Những điều cần lưu ý khi đón tiếp khách:

- Chủ động tươi cười, chào dón khách.

- Đối xử bình đẳng đối với tất cả các đối tượng khách.

- Nhớ số phòng, nhớ đúng tên khách, luôn sử dụng tên khách trong quá trình đón tiếp và phục vụ.

- Luôn tôn trọng khách.

- Tuyệt đối không tranh cãi hay có thái độ thờ ơ đối với khách.

- Có lời xin lỗi nếu khách phải đợi và nhanh chóng giải quyết cho từng khách.

- Luôn chân thành, nhiệt tình giúp đỡ khách.

- Ăn mặc sạch sẽ, gọn gàng tạo ấn tượng tốt với khách.

Trada (tổng hợp)

Share on Google Plus

About Văn Hạ Lê

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.
    Blogger Comment
    Facebook Comment

5 nhận xét:

  1. Những bài viết trong trang web này thật ấn tượng. Tôi rất thích chúng. Tôi sẽ chia sẻ trang web này cho bạn bè cùng đọc. Cảm ơn rất nhiều. https://timhome.vn/estate/search/flat-and-primary

    Trả lờiXóa

  2. Hi colleagues, pleasant piece of writing and nice urging commented here, I am actually enjoying by these. netflix member login

    Trả lờiXóa
  3. ĐẠI PHÁT GROUP - THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI NGOẠI THẤT
    Khi bạn có nhu cầu thiết kế quán cafe hoặc thiết kế quán trà sữa Hãy liên hệ với Đại Phát Group để được hướng dẫn và tư vấn.

    Hiện nay có rất nhiều khách hàng muốn mở rộng kinh doanh, nhưng điều mà quý khách nên chú ý chính là việc Làm bảng hiệu sao cho đẹp và hợp thời. Bởi yếu tố bảng hiệu quảng cáo chính là điểm nhấn cho địa điểm kinh doanh của mình. Hiện nay có rất nhiều công ty làm biển quảng cáo nhưng để lựa chọn được công ty uy tín thì cũng rất khó. Bởi lẻ nó liên quan tới chế độ bảo hành và chất lượng công trình sau này rất nhiều

    Có rất nhiều mẫu bảng hiệu quảng cáo mà quý khách có thể tham khảo như Làm bảng hiệu Mica hoặc Làm bảng hiệu gỗ cũng rất được ưa chuộng. Chính vì vậy việc làm bảng hiệu hộp đèn cũng rất quan trọng. Hãy chú ý thật kỹ nhé, chi phí bỏ ra phù hợp và chất lượng hiệu quả cũng phải tương ứng.

    Tiếp theo để tạo được không gian riêng cho quán của mình, quý khách có thể làm
    Vách ngăn bằng sắt kính với chi phí rẻ mà lại đẹp. Tất cả những lĩnh vực trên Đại Phát Group luôn tự hào sẽ mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng của mình.

    Trả lờiXóa
  4. ĐẠI PHÁT GROUP - THIẾT KẾ THI CÔNG NỘI NGOẠI THẤT
    Khi bạn có nhu cầu thiết kế quán cafe hoặc thiết kế quán trà sữa Hãy liên hệ với Đại Phát Group để được hướng dẫn và tư vấn.

    Hiện nay có rất nhiều khách hàng muốn mở rộng kinh doanh, nhưng điều mà quý khách nên chú ý chính là việc Làm bảng hiệu sao cho đẹp và hợp thời. Bởi yếu tố bảng hiệu quảng cáo chính là điểm nhấn cho địa điểm kinh doanh của mình. Hiện nay có rất nhiều công ty làm biển quảng cáo nhưng để lựa chọn được công ty làm bảng hiệu thủ đức cũng như các quận huyện khác uy tin và chất lượng thì cũng rất khó. Bởi lẻ nó liên quan tới chế độ bảo hành và chất lượng công trình sau này rất nhiều.

    Có rất nhiều mẫu bảng hiệu quảng cáo mà quý khách có thể tham khảo như Làm bảng hiệu Mica hoặc Làm bảng hiệu gỗ cũng rất được ưa chuộng. Chính vì vậy việc làm bảng hiệu hộp đèn cũng rất quan trọng. Hãy chú ý thật kỹ nhé, chi phí bỏ ra phù hợp và chất lượng hiệu quả cũng phải tương ứng.

    Tiếp theo để tạo được không gian riêng cho quán của mình, quý khách có thể làm
    Vách ngăn bằng sắt kính với chi phí rẻ mà lại đẹp. Tất cả những lĩnh vực trên Đại Phát Group luôn tự hào sẽ mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng của mình.

    Trả lờiXóa
  5. Bảng hiệu quảng cáo là thứ đã không còn quá xa lạ đối với mọi người, đi kèm với mỗi quán ăn, quán nhậu, quán café, trà sữa hay lớn hơn là cả một trung tâm thương mại, một khách sạn cao cấp… đều luôn có sự xuất hiện của bảng hiệu quảng cáo. Chỉ cần đi dọc một con đường nào đó ở thành phố Hồ Chí Minh ta sẽ thấy vô số các loại bảng hiệu quảng cáo với đủ loại kích cỡ lớn nhỏ, màu sắc đậm nhạt rực rỡ khác nhau….Nói tóm lại bảng hiệu quảng cáo chính là thứ vừa mang tính chất thông báo đối với tất cả mọi người lại vừa thu hút sự chú ý của khách hàng và không thể nào thiếu trong cuộc sống hàng ngày của mỗi người.
    Chính bởi vì tầm quan trọng như trên của bảng hiệu quảng cáo mà ngày nay mỗi người chúng ta đều luôn mong muốn có thể thiết kế một bảng hiệu đẹp mắt, thu hút người nhìn, phù hợp với nhu cầu sở thích của mỗi người. Ngoài ra, vấn đề về giá thành cũng là điều luôn được lưu tâm. Tâm lí chung của tất cả khách hàng là đều muốn bỏ ra số tiền tối thiểu nhất có thể nhưng vẫn mong muốn nhận được một dịch vụ tốt nhất. Hiểu được mong muốn đó của khách hàng, chúng tôi đã và đang đem đến cho bạn dịch vụ thiết kế bảng hiệu quảng cáo tốt nhất, luôn ưu tiên hỗ trợ khách hàng, tận tình tư vấn cũng như thiết kế thi công.
    Nếu bạn đang cần một bảng hiệu quảng cáo đẹp mắt, giá thành rẻ để đáp ứng với nhu cầu của mình. Hãy đến với Công ty Quảng Cáo Đại Phát để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Công ty Quảng cáo Đại Phát là công ty chuyên thiết kế bảng hiệu quảng cáo giá bao rẻ khắp thành phố Hồ Chí Minh mà chất lượng vẫn cực kì đảm bảo, chắc chắn sẽ khiến bạn hài lòng. Hãy liên hệ ngay với công ty Quảng cáo Đại Phát để được tư vấn hỗ trợ tốt nhất.
    Chúng tôi nhận làm bảng hiệu quảng cáo:
    làm bảng hiệu giá rẻ tphcm
    làm bảng hiệu giá rẻ
    bảng hiệu quảng cáo hcm
    bảng hiệu quảng cáo tphcm
    làm bảng hiệu hộp đèn
    làm bảng hiệu led
    thi công bảng hiệu
    thi công biển quảng cáo
    thiết kế bảng hiệu đẹp
    hộp đèn bảng hiệu
    bảng hiệu mica
    làm bảng hiệu mica
    bảng hiệu quảng cáo
    biển hiệu quảng cáo
    bảng hiệu quảng cáo đẹp
    bảng hiệu đẹp
    Quảng cáo Đại Phát
    Địa chỉ: 55 Linh Đông, P. Linh Đông, Q. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
    Điện Thoại: 0935 79 00 28
    Email: daiphatgroup2010@gmail.com
    Website: thietkethicongdaiphat.com

    Trả lờiXóa